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Booster votre productivité avec la gestion de projets agile​

La Digit'Introduction

Ces dernières années, l'agilité est devenue l'étendard de la nouvelle manière de faire de la gestion de projet. Avec la crise sanitaire et l'avènement du télétravail, cette méthodologie de travail a pris de plus en plus de place dans les entreprises. La particularité de cette méthode de travail est qu'elle est facilement adaptable. Chacun à donc sa définition d'un "Product Owner", "Sprint, "Scrum Master"... Cet article vise à vous donner les bases de cette notion et de vous démontrer sa capacité à booster votre productivité, peu importe la taille de votre entreprise.

Sommaire

Petites et moyennes entreprises : la gestion de projets agile comme accélérateur de business

La méthode agile est facilement adaptable pour les petites structures. Disposer uniquement d’un chef de projet suffit largement s’il possède une équipe de développement. Cette dernière n’a pas forcément besoin d’avoir 40 développeurs pour être efficace. En priorisant correctement les besoins pour faire grandir un produit ou service, l’approche agile peut grandement aider les petites et moyennes entreprises à accélérer leur business en se focalisant sur les points les plus importants.

Définir les besoins fondamentaux

Que votre produit/service soit déjà lancé ou non, vous devez définir les besoins de votre cible. Chaque développement/amélioration doit faire l’objet d’une « User Story ». Cette dernière doit prendre la forme suivante « En tant que ___, je souhaite ___ afin de ___ ». Cela permet de donner un sens à votre travail. Dans un premier temps, vous devez donc écrire toutes vos user stories et définir la priorité d’un point de vue business. Une fois fait, votre développeur doit écrire les spécifications techniques de vos user stories. En d’autres termes, il doit rendre développable le besoin de votre utilisateur.

Utiliser des outils agiles

Une fois que vous avez écrit les actions à réaliser pour améliorer votre produit/service, il va falloir les mettre à un endroit. Des outils comme Trello, Jira ou Asana vous permettent d’historiser et de classer vos User Stories sous forme de ticket. Ces tickets doivent être priorisés dans des Sprints, qui sont des périodes pouvant aller de 2 à 4 semaines. Pour une meilleure réactivité, nous conseillons une période de 2 semaines. En début de sprint, les équipes de développement priorisent les User Stories les plus importantes pour le business de l’entreprise. Une fois mis dans le Sprint via un tableau Kanban, les équipes peuvent commencer à travailler sur leur ticket jusqu’a la fin du Sprint.

Communiquer grâce à des rituels

Définir des User Stories et mettre en place un outil agile ne suffit pas. Il faut instaurer des rituels pour améliorer la communication entre les différentes équipes. Voici une liste des rituels indispensables à mettre en place pour booster votre productivité : 

  • La Priorisation : Ce rituel a lieu à chaque début de Sprint. Il consiste à définir le planning des 2 prochaines semaines en priorisant les tickets.
  • Le Daily : Comme son nom l’indique, ce rituel a lieu tous les jours et dure entre 15min et 30min. Il vise à partager les missions réalisées de la veille, celles de la journée, et partager les points bloquants entre les membres de l’équipe de développement.
  • La Rétrospective : A la fin de l’itération (sprint), c’est l’heure du bilan ! L’équipe de développement doit présenter l’état d’avancement des différentes User Stories.

Tirer parti des succès et des échecs

La méthodologie agile vise donc à toujours remettre en question notre façon de travailler. Grâce aux différents succès et échecs, il permet de revoir les manières de travailler de chacun pour toujours délivrer une meilleure productivité. Le mot d’ordre de l’agilité est « valeur ajoutée ». Si en écrivant votre User Story ou en travaillant dessus, vous vous rendez compte que cela ne va rien apporter pour vos clients et votre business, alors dépriorisez ce ticket. Mettez du sens dans vos actions pour booster la motivation et donc la productivité de votre équipe.

Les problématiques que l'agilité peut résoudre dans les grandes entreprises

C’est un fait, les petites et moyennes entreprises auront beaucoup plus de facilités à mettre en place les méthodes agiles que les grandes entreprises. Ces dernières sont donc parfois amenées à négliger cette méthodologie de travail car « trop compliqué à faire et une trop grande perte de temps ». Découvrons ensemble les problématiques que peut résoudre l’agilité pour les grandes entreprises.

Être agile : gérer un produit et non un projet

Au sein des grandes entreprises, il est souvent compliqué d’avoir une vision long terme lorsque l’on évoque un produit/service. On parle en « projet » que l’on distingue et que l’on attribue à de nombreuses équipes. Alors qu’avec la méthode agile, on est davantage « product centric ». Votre travail s’articule autour de l’amélioration permanente de votre produit. Vous ne vous éparpillez plus dans des multiples projets gérés par plusieurs équipes. Mais bien une seule équipe, qui gère la vision cible du produit et qui fait travailler les équipes au service de cette amélioration continue. Il faut garder en tête que cette vision « product centric » vise avant tout à être « customer centric » puisque vous allez améliorer votre produite en fonction des besoins de votre audience.

Faire travailler toutes les équipes ensemble

Comme amorcé dans le point précédent, l’agilité vise à favoriser le travail entre les équipes. Dans une structure divisée qui travaille en silot, il n’est pas toujours évident de faire travailler les équipes entre elles. Elles ont chacune une façon de travailler, des compétences différentes, une structure unique et il est compliqué de tout harmoniser. En ayant une équipe composée d’un Product Owner qui va piloter la stratégie de développement de votre produit, vous vous assurerez de travailler dans la même direction. En diffusant les outils de travail agiles et en permettant à chacun de réaliser des rituels pour communiquer, vous améliorerez la productivité de chacun.

Améliorer la communication et l'esprit d'entreprise

Pour certaines personnes, tous ces rituels peuvent vite devenir une véritable perte de temps. En réalité, pas du tout. En adaptant les rituels à chaque équipe, vous allez pouvoir récupérer le temps perdu dans la non-communication au sein de votre entreprise. Toutes vos équipes seront au courant de ce qu’il se passe dans les différents projets, et pourront adapter leur travail et priorités en fonction. L’idée n’est pas d’imposer des rituels agiles, mais de faire en sorte qu’ils répondent à un besoin de communiquer au sein et entre les équipes d’une même entreprise.

Se faire aider par un coach agile ou un scrum master

Transformer son entreprise en utilisant les méthodes agiles, ça peut prendre du temps ! Changer les façons de travailler quand cela fait 40 ans que tout le monde coopère de la même façon, c’est loin d’être facile ! Il est donc assez commun pour les grandes entreprises de faire appel à deux types de personnes. La première est le coach agile. À travers des ateliers, conférences, entretiens avec les équipes, il va être le moteur de votre transformation agile. Le deuxième est le scrum master. Davantage rattaché à une équipe, il sera celui qui accompagnera au quotidien et dans tous les rituels son équipe pour insuffler les bonnes pratiques.

Le Digit'Résumé

Donnez un sens à ce que vous faites au quotidien

  • Mettez en avant les véritables problématiques qui empêchent votre business d’aller plus loin

 

  • Équipez-vous d’outils pour prioriser au mieux vos besoins et pour les traiter de la manière la plus productive possible.

 

  • Communiquez régulièrement avec les personnes de votre équipe, mais aussi vos « business owners » qui sont à l’origine de votre besoin.

 

  • Ne considérez pas comme acquise votre façon de travailler ! Trouvez toujours des moyens de faire mieux et d’améliorer votre productivité.

Résolvez vos problématiques d'entreprise

  • Gérer un produit au lieu d’un projet permet d’avoir une vision beaucoup plus long terme pour votre entreprise.

 

  • Faites travailler des équipes aussi différentes les unes des autres avec une méthodologie de travail commune et basée sur des outils identiques.

 

  • Adaptez les rituels pour permettre à vos équipes de percevoir la valeur ajoutée et de booster la productivité grâce à une meilleure communication.

 

  • Faîtes vous aider par un coach agile pour accélérer la transformation de votre entreprise, et d’un scrum master pour la productivité de votre entreprise.
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