Immersion métier et structuration des parcours
Le projet a démarré par une phase d’immersion en profondeur avec les équipes de Hello Business. L’objectif : comprendre leur fonctionnement réel, leurs outils du quotidien (comme HubSpot ou Wallaxy), les blocages rencontrés, et les ambitions portées par le futur outil.
Cet atelier de découverte nous a permis d’identifier les flux de travail clés, les tâches critiques à fluidifier, ainsi que les différents types d’utilisateurs. Très vite, il est apparu que l’outil devrait intégrer plusieurs rôles (employé, manager, client, administrateur), chacun avec des objectifs, permissions et attentes spécifiques.
Sur cette base, nous avons conçu un blueprint fonctionnel complet : architecture des modules (CRM, facturation, gestion RH…), scénarios d’usage pour chaque profil, schémas de navigation, et priorisation des interactions. Ce travail s’est fait en co-construction avec le client, avec de nombreux allers-retours pour affiner la logique, tester des cas limites et assurer une structure robuste et intuitive.
Design System et cohérence visuelle
Avant de passer à la maquette, nous avons défini un design system complet sur Figma. Il comprenait :
- une palette de couleurs sobre et fonctionnelle,
- une typographie moderne et lisible,
- des composants modulaires (boutons, tableaux, champs, tags…),
- des icônes et pictogrammes personnalisés,
- des patterns d’interaction réutilisables.
Ce design system a permis d’harmoniser l’ensemble des écrans, de gagner du temps dans la conception, et de faciliter la passation aux développeurs en fin de projet.
Conception des interfaces, rôle par rôle
Nous avons ensuite maquetté l’ensemble des vues de l’application, en adaptant les écrans aux différents rôles :
- les employés voient leurs tâches, leurs clients, leurs absences et leurs notes de frais ;
- les managers ont une vision globale avec des outils de suivi et d’approbation ;
- les administrateurs gèrent les données et les paramétrages ;
- les clients peuvent accéder à un espace dédié, sobre et accessible.
Chaque vue a été pensée pour favoriser l’action rapide, la lisibilité des données, et la cohérence avec le reste de l’application. Le projet a été découpé en sprints de livraison, avec une validation hebdomadaire des écrans auprès du client.
Prototypage, revue et transmission au développement
L’ensemble des écrans a été prototypé sur Figma pour simuler la navigation complète dans l’application. Cela a permis aux équipes Hello Business de tester l’outil en conditions quasi réelles, d’identifier quelques améliorations à apporter, et de préparer les démos internes.
Le développeur ayant participé à toutes les réunions de suivi, la passation s’est faite naturellement, sans effet tunnel. Nous sommes restés disponibles en backup tout au long de l’intégration, pour répondre aux questions ou ajuster certains écrans en fonction des contraintes techniques.
Accompagnement au changement et à la prise en main
L’adoption d’un nouvel outil interne, aussi bien conçu soit-il, reste un vrai défi pour les équipes. C’est un changement de méthode de travail, d’habitudes, parfois même de posture. Nous avons donc accompagné Hello Business dans la phase de prise en main du nouvel environnement.
Nous avons d’abord conçu des vidéos explicatives pour présenter l’interface, ses grandes fonctionnalités, et les cas d’usage les plus fréquents. Un point de présentation dédié a également été organisé avec les équipes, afin de répondre aux premières questions et de désamorcer les éventuelles inquiétudes.
Enfin, nous avons conseillé la direction sur les bonnes pratiques d’accompagnement, en identifiant les leviers pour favoriser l’appropriation : désigner des “référents outil” internes, proposer des temps de test en binôme, intégrer des feedbacks utilisateurs dès les premières semaines… L’objectif était clair : que l’outil ne soit pas juste “déployé”, mais réellement adopté.
